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He pasado a utilizar una agenda … de ¡PAPEL!

Llevo años y años intentando utilizar alguna aplicación que me ayudase a organizar mi día, a iniciarme en el mundo de las GTD o (Get Things Done), pero siempre que he comenzado a utilizar una, solo me faltaban un par de semanas para darme cuenta de sus carencias y pasar a buscar otra que satisfaga mejor mis necesidades, pero nada.

Aprovechando la entrada del nuevo año, por curiosidad me compré una agenda diaria en papel, porque siempre que me acuerdo suele ser ya en una fecha avanzada en el año y me parece un auténtico desperdicio comprar una de estas agendas si más de la mitad la voy a dejar en blanco. Creo que ha sido una de las mejores decisiones que he tomado en mucho tiempo.

¿Por qué una agenda en papel es mejor que una digital?

Bien, para empezar, tienes todo lo que tienes en todas las aplicaciones de gestión de taras y de tiempo en una sola agenda. Tú con varios bolígrafos de colores y subrayadores puedes lograr que tu agenda haga lo que tu quieres que haga. Más adelante, os enseñaré cómo organizo yo mi agenda, pero para ir calentando, aquí tenéis algunas de las cosas que puedo hacer:

  • Ajustar eventos (Google Calendar)
  • Dar prioridad a mis tareas (Todoist)
  • Clasificar mis tareas en importantes o no importantes y en urgentes o no urgentes (Ike)
  • Tener un contador de cuántos días faltan para algún evento importante (DAY DAY)
  • Tomar notas sobre cosas que tengo que tener en cuenta (Google Keep)
  • Hacer esquemas y mapas mentales (Mindly)

Entre paréntesis podéis ver la aplicación que antes utilizaba para llevar a cabo estas acciones. Seis aplicaciones diferentes tenía instaladas, más todo el quebradero de cabeza que tiene tenerlas actualizadas con los mismos datos, porque muchas de estas aplicaciones no tienen sincronización entre sí.

Desventajas de una agenda en papel

Claramente no iban a ser todo ventajas, una agenda de papel acarrea algunas desventajas que tendremos que decidir nosotros si estamos dispuestas a asumirlas a cambio de la gran multitud de ventajas que nos ofrece. Aquí tenéis algunas de las que he encontrado durante el tiempo que llevo usándola:

  • Tienes que llevarla a todas partes y no son precisamente pequeñas.
  • Se te puede perder y al no estar tus datos respaldados en la nube puedes no volver a recuperar la información que tenías en la agenda.
  • Un accidente como que se te caiga el café o que se te moje una hija podría echar a perder toda la agenda.

Como veis, no todo es color de rosa, aun así creo que las ventajas superan a los inconvenientes, pero ya depende de ti si quieres iniciarte en el mundo de las agendas de papel o si desean seguir utilizando un montón de quebraderos aplicaciones.

¿Cómo organizo mi agenda?

Eventos 📅

Para empezar, utilizo las horas que aparecen en el margen izquierdo para configurar mis eventos entres las horas que más me convengan. Para esto utilizo básicamente dos colores:

  • Azul: eventos poco importantes
  • Rojo: eventos MUY importantes como podría ser un examen.

A partir de aquí podéis jugar con más colores añadiendo otros para distinguir entre eventos fuera de casa o dentro de casa, eventos en compañía o solitarios, etc.

Tareas 📝

Utilizo el resto del margen derecho que me sobra tras anotar los eventos, para hacer una lista de tareas para dicho día. Según la prioridad de la tarea, utilizo de nuevo o bien bolígrafo rojo para las más importantes y bolígrafo azul para las no tan importantes.

También suelo colocar al lado de cada tarea su clasificación dentro del siguiente cuadro que tanto me gusta. Esta clasificación se utiliza básicamente para saber que tareas debes delegar, cuáles debes hacer tú, cuáles son de urgencia y cuáles pueden esperar:

Cuenta atrás para eventos importantes ⏲

La parte superior derecha la suelo reservar para colocar los días restantes para alguna fecha o evento importante, ya sabéis, aquellos que marcábamos de color rojo. Por lo general, suelo colocar la cuenta atrás para una evento de estas magnitudes (una fecha de entrega de un trabajo o un examen) los siguientes días:

  • 30 días antes (1 mes aproximadamente)
  • 15 días antes (2 semanas aproximadamente)
  • Los últimos 7 días antes del evento

Notas, garabatos y mapas mentales 🎨

Por ultimo, utilizo el resto del espacio que me queda libre cada día para expresarme. Suelo incluir algunos mapas mentales de ideas que se me pasan por la cabeza, ideas para entradas del blog o dibujos simplemente para entretenerme y desestresarme un poco de la rutina.

En general suele ser el rincón menos formal de todos, como una especie de evasión del mundo laboral del cual quién sabe, quizás puede surgir aluna idea multimillonaria.

Agendas en Amazon

Para finalizar, os he querido dejar algunas agendas que podéis encontrar en Amazon por si os interesa dar el salto a las agendas de papel:

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Agenda de papel
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